Recordatorios de citas para fisioterapia

Una falta a mitad de tratamiento cuesta más que una hora

Quien falta a una primera valoración normalmente no vuelve, y eso te pasa igual que a cualquier otra consulta. Pero la mayoría de tus huecos no son primeras visitas: son sesiones seis, siete y ocho de tratamientos que ya están en marcha.

Ahí la ausencia hace dos daños. Pierdes la hora, como siempre. Y el paciente pierde el hilo: la sesión que se salta casi nunca se recupera, la siguiente se le va a la semana que viene y la mejoría se frena justo cuando empezaba a notarla. Y muchas veces no se queda en una falta suelta: a partir de ahí ya no vuelve.

Dónde se pierden las sesiones

• La cita repetida deja de leerse. Cuando alguien viene «los martes y jueves a las seis» durante seis semanas, la hora se convierte en costumbre. Y las costumbres fallan en cuanto hay un puente, un examen o una reunión que se alarga.
• Falló una vez y se descolgó. Después de la primera falta viene el apuro de dar explicaciones, y callarse siempre es más fácil.
• Dejó de dolerle. Se encuentra bien en la sesión seis de diez y decide que ya está, sin decírtelo.

Los motivos de fondo son los mismos de cualquier agenda —olvido, no saber cómo avisar, corte— y los desmenuzamos en cómo reducir las ausencias a las citas. Lo que viene ahora es lo que cambia cuando el paciente viene en serie.

Qué mandar, y cuándo

Qué poner en el mensaje

Para una sesión intermedia con algo así vas sobrado:

Para una primera visita añade la dirección y lo que tenga que traer o hacer. Para las demás, cuanto más corto mejor: quien lleva cinco semanas viniendo sólo necesita que la hora le pase por delante.

No metas ahí el diagnóstico, ni la zona que tratas, ni el motivo de la consulta. Un WhatsApp se lee en una pantalla bloqueada que puede estar mirando cualquiera, y no hay ninguna razón práctica para que ponga nada de eso.

Esto son datos de salud, aunque no lo parezca

Aunque el mensaje no diga qué tratas, que alguien tenga cita en un centro de fisioterapia ya dice algo sobre su salud. Para el RGPD eso es una categoría especial (artículo 9): tú eres el responsable del tratamiento y quien contrate la herramienta actúa como encargado. Se reduce a tres cosas — manda el mínimo dato imprescindible, ten firmado un acuerdo de encargo, y poder borrar los datos de un paciente cuando te lo pida. Los nuestros están en el acuerdo de encargo y en la política de privacidad.

Cómo montarlo sin llevar la agenda dos veces

Lo que suele tumbar esto es el doble trabajo. Si para mandar recordatorios hay que copiar las citas a otro sitio, dura dos semanas. Nosotros lo montamos al revés: la agenda que ya llevas es la única que hay, y todo sale de ahí.

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   Conecta el calendario donde ya están las citas

   agenda.hokzen lee Google Calendar y programa los recordatorios a partir de los eventos que ya tienes. Microsoft Outlook e ICS, próximamente. No hay que teclear nada dos veces ni cambiar de sitio para citar.

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   Mete el teléfono del paciente en la cita

   Vale con que esté en el título del evento o en la descripción, que se detecta de los dos sitios. Es el paso que más se olvida al empezar, y sin número no sale el mensaje.

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   Decide a qué hora sale cada aviso

   Por ejemplo la tarde anterior para las sesiones y con más margen para las primeras visitas. Se configura una vez y vale para toda la agenda.

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   La respuesta vuelve sola al calendario

   Cuando alguien confirma o cancela, queda anotado en el propio evento. Quien mire la agenda a primera hora ve lo mismo que si hubiera cogido el teléfono, sin haberlo cogido.

Puedes ver los planes o montarlo directamente sobre tu agenda y ver qué pasa la primera semana.