Última actualización · 23 jul 2026
Resumen: tú eres el responsable de los datos de tus clientes; nosotros los tratamos solo para enviar tus recordatorios, con seguridad de nivel europeo y sin usarlos jamás para fines propios.
Este acuerdo de encargo de tratamiento (art. 28 RGPD) forma parte de los Términos de agenda.hokzen. Tu negocio (el cliente) actúa como responsable del tratamiento de los datos de sus clientes o pacientes. Hoko Global OÜ (registrikood 16595567, Estonia), operadora de agenda.hokzen, actúa como encargada del tratamiento. Al usar el servicio, este acuerdo se aplica automáticamente; si necesitas una copia firmada, escríbenos a support@hokzen.com.
Tratamos datos personales exclusivamente para prestar el servicio: sincronizar tu calendario, programar y enviar recordatorios de cita por WhatsApp, gestionar las respuestas y conversaciones, y facturar el servicio. El tratamiento dura mientras tu cuenta esté activa y hasta la eliminación de los datos conforme a la sección 9.
Interesados: los clientes o pacientes de tu negocio y los miembros de tu equipo. Datos: nombre, número de teléfono, fecha/hora y título de la cita, contenido de los mensajes de WhatsApp intercambiados con tu número, metadatos de entrega, y datos de cuenta y facturación de tu negocio. Aplicamos minimización: solo tratamos lo necesario para enviar y gestionar recordatorios.
Si tu negocio es una clínica u otro proveedor sanitario, el mero hecho de una cita puede revelar información de salud (categoría especial, art. 9 RGPD). Tú, como responsable, garantizas disponer de una base jurídica válida (habitualmente art. 9.2.h — prestación de asistencia sanitaria — junto con la LOPDGDD) y de informar a tus pacientes. Nosotros tratamos esos datos únicamente siguiendo tus instrucciones, con las medidas de seguridad de la sección 6, y nunca los usamos para fines propios.
Tratamos los datos solo según tus instrucciones documentadas: la configuración que haces en la aplicación (calendarios conectados, secuencias de recordatorios, textos, horarios) constituye esas instrucciones. Todo el personal con acceso está sujeto a confidencialidad.
Medidas aplicadas: cifrado en tránsito (TLS) y en reposo; tokens OAuth almacenados cifrados en un almacén de secretos; aislamiento por negocio a nivel de base de datos (row-level security); alojamiento de la base de datos en la UE (Fráncfort); control de accesos por roles; registro de auditoría de acciones administrativas; y copias de seguridad. Nunca escribimos secretos ni datos sensibles en los registros.
Nos autorizas de forma general a usar subencargados. Te facilitamos la lista vigente, con ubicaciones y garantías de transferencia, a petición en support@hokzen.com. Te avisaremos por email con al menos 30 días de antelación de cualquier adición o sustitución para que puedas oponerte por motivos razonables. Los subencargados quedan sujetos a obligaciones equivalentes a las de este acuerdo.
El almacenamiento principal está en la UE. Algunos subencargados pueden tratar datos fuera del EEE; en esos casos se aplican Cláusulas Contractuales Tipo de la UE y/o el EU-U.S. Data Privacy Framework, según se detalla en la lista que facilitamos a petición.
Te asistimos con los derechos de los interesados: la aplicación incluye exportación de datos (JSON) y supresión, y los pacientes pueden optar por no recibir mensajes respondiendo BAJA. Al terminar el servicio, o cuando lo solicites, eliminamos los datos: la supresión de cuenta pausa los envíos al instante y borra definitivamente los datos tras 30 días de margen. Un proceso automático aplica además los plazos de retención configurados.
Te notificaremos sin dilación indebida tras tener constancia de una violación de seguridad que afecte a tus datos, con la información necesaria para que cumplas tus obligaciones de notificación. Ponemos a tu disposición la información necesaria para demostrar el cumplimiento de este acuerdo y permitimos auditorías razonables, con preaviso y a tu cargo.
Este acuerdo se rige por la misma ley que los Términos. En caso de conflicto entre este acuerdo y los Términos en materia de protección de datos, prevalece este acuerdo.
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